Yrityksen toiminnassa syntyy ja käsitellään jatkuvasti valtavia määriä tietoa. Asiakastiedot, sopimukset, taloushallinnon aineistot, projektidokumentit ja monet muut liiketoiminnan kannalta tärkeät tiedot sijaitsevat usein useissa eri järjestelmissä ja palveluissa.
Kun kysytään, missä yrityksen data sijaitsee, vastaus on usein yksinkertainen: pilvessä. Todellisuudessa tilanne on kuitenkin huomattavasti monimutkaisempi. Tietoa voidaan tallentaa, käsitellä ja siirtää eri palveluiden ja toimijoiden välillä ilman, että yrityksellä on kokonaiskuvaa sen sijainnista tai hallinnasta.
Tiedätkö, missä yrityksesi tärkeimmät tiedot sijaitsevat, kuka niitä käsittelee ja mitä niille tapahtuisi, jos palveluntarjoaja vaihtuisi?
Tiedon sijainti ei aina ole yksiselitteinen
Yrityksen tietoja voi olla esimerkiksi pilvipalveluissa, toiminnanohjausjärjestelmissä, sähköposteissa, työntekijöiden laitteilla ja erilaisissa varmuuskopioissa. Lisäksi käytössä voi olla yksittäisten työntekijöiden hankkimia sovelluksia, joista IT-vastaavilla ei välttämättä ole edes tietoa.
Yksi järjestelmä voi myös hyödyntää useita muita palveluita. Esimerkiksi asiakastietoja voidaan tallentaa yhteen järjestelmään, käsitellä toisessa ja varmuuskopioida kolmanteen.
Siksi pelkkä järjestelmien listaaminen ei riitä. Olennaista on selvittää myös:
- Missä yrityksen liiketoiminnan kannalta tärkeät tiedot sijaitsevat?
- Ketkä pääsevät tietoihin käsiksi ja millaisilla oikeuksilla?
- Miten tieto liikkuu järjestelmien ja palveluiden välillä?
- Missä tietoa käsitellään ja varmuuskopioidaan?
- Mitä riippuvuuksia eri palveluiden välille on muodostunut?
Kun nämä asiat tunnetaan, yrityksen on helpompi arvioida tietoturvariskejä, kehittää tiedonhallintaa ja varautua muutoksiin.
Tietojen tallennuspaikka ja käsittelypaikka voivat olla eri asioita
Pilvipalvelun käyttö ei automaattisesti tarkoita, että kaikki tietoon liittyvä toiminta tapahtuisi yhdessä paikassa.
Vaikka tiedot tallennettaisiin esimerkiksi EU-alueella sijaitsevaan palvelinkeskukseen, niitä voidaan tietyissä tilanteissa käsitellä tai käyttää myös muualta. Palveluntarjoaja voi lisäksi hyödyntää alihankkijoita esimerkiksi ylläpidossa, asiakastuessa tai varmuuskopioinnissa.
Erityisesti henkilötietojen kohdalla on tärkeää selvittää, missä tietoja käsitellään ja siirretäänkö niitä Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tällaisiin siirtoihin liittyy tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.
Yrityksen kannattaa siis selvittää, mitä sen käyttämien palveluiden taustalla tapahtuu. Tiedon fyysinen sijainti on vain yksi osa kokonaisuutta.
Kuka yrityksen dataa todellisuudessa hallitsee?
Yritys voi ajatella omistavansa järjestelmiinsä tallennetut tiedot, mutta käytännössä oikeudet niiden käyttöön, käsittelyyn ja siirtämiseen määräytyvät pitkälti sopimusten, käyttöehtojen ja sovellettavan lainsäädännön perusteella.
Sopimuksessa voidaan esimerkiksi määritellä, että asiakkaalla on oikeus omiin tietoihinsa. Se ei kuitenkaan vielä takaa, että tiedot saadaan helposti ulos järjestelmästä tai siirrettyä toiseen palveluun.
Ongelmia voi syntyä esimerkiksi silloin, kun:
- Tiedot voidaan viedä vain palveluntarjoajan omassa tiedostomuodossa.
- Kaikkia tietoja tai niiden välisiä yhteyksiä ei pystytä siirtämään.
- Tietojen vienti edellyttää erillistä maksullista palvelua.
- Järjestelmästä luopuminen katkaisee pääsyn tärkeisiin tietoihin.
Tiedon omistamiseen liittyvien oikeuksien ja käytännön hallintamahdollisuuksien välillä voi siis olla merkittävä ero.
Tietojen siirrettävyys kannattaa varmistaa etukäteen
Järjestelmää hankittaessa huomio keskittyy usein ominaisuuksiin, käyttöönottoon ja kustannuksiin. Harvemmin mietitään, mitä tapahtuu siinä vaiheessa, kun palvelusta halutaan luopua.
Palveluntarjoajan vaihtaminen voi kuitenkin tulla ajankohtaiseksi esimerkiksi kustannusten, muuttuvien tarpeiden tai yritysjärjestelyjen vuoksi.
Siksi jo järjestelmää valittaessa kannattaa selvittää, missä muodossa tiedot voidaan viedä ulos, mitä rajapintoja on käytettävissä ja mitä tietojen siirtäminen käytännössä edellyttää.
Samalla on syytä tarkistaa sopimuksen päättämiseen liittyvät ehdot sekä se, kuinka kauan tiedot säilyvät saatavilla palvelun päättymisen jälkeen.
Tärkeintä ei ole pelkästään se, että tiedot voidaan ladata järjestelmästä. Niiden täytyy myös säilyä ymmärrettävinä ja käyttökelpoisina uudessa ympäristössä.
Miten yritys voi parantaa datansa hallintaa?
Datan hallinnan kehittäminen ei välttämättä edellytä suurta järjestelmäuudistusta. Hyvä lähtökohta on nykytilanteen kartoittaminen ja tärkeimpien riippuvuuksien tunnistaminen.
1. Kartoita tärkeimmät tiedot ja järjestelmät. Selvitä, missä liiketoiminnan kannalta keskeiset tiedot sijaitsevat ja ketkä vastaavat niistä.
2. Selvitä tietovirrat ja palveluriippuvuudet. Tunnista, miten tieto liikkuu järjestelmien välillä ja mitkä palvelut ovat riippuvaisia toisistaan.
3. Tarkista sopimukset ja käyttöoikeudet. Varmista, että yrityksellä on selkeä käsitys tietojen käyttöön, käsittelyyn ja siirtämiseen liittyvistä ehdoista.
4. Testaa tietojen saatavuus ja siirrettävyys. Selvitä käytännössä, saadaanko tärkeimmät tiedot ulos järjestelmistä käyttökelpoisessa muodossa.
5. Varaudu palveluntarjoajan vaihtamiseen. Suunnittele, miten tiedot voidaan siirtää toiseen järjestelmään ilman tarpeettomia katkoksia tai tiedonmenetyksiä.
Kartoituksen ei tarvitse kattaa kaikkea kerralla. Usein järkevintä on aloittaa liiketoiminnan kannalta kriittisimmistä tiedoista ja laajentaa kokonaiskuvaa vaiheittain.
Datan hallinta alkaa kokonaiskuvasta
Kun yritys tietää, missä sen tärkeimmät tiedot sijaitsevat, miten niitä käsitellään ja millaisista palveluista niiden saatavuus riippuu, myös tiedonhallintaan liittyviä päätöksiä on helpompi tehdä.
Selkeä kokonaiskuva auttaa vähentämään riskejä, välttämään tarpeettomia palveluriippuvuuksia ja varmistamaan, että tieto pysyy yrityksen käytettävissä myös muutostilanteissa.
Onko yritykselläsi selkeä kokonaiskuva datan sijainnista ja hallinnasta?
Integralin Datakompassi auttaa tekemään yrityksen datan nykytilan näkyväksi. Se kartoittaa, mitä dataa yrityksessä on, missä se sijaitsee, miten se liikkuu ja kuka siitä vastaa. Tuloksena syntyy selkeä tilannekuva, joka tukee päätöksentekoa ja datan hallinnan kehittämistä.
