Uusi työntekijä aloittaa maanantaina, joten hänelle tilataan tietokone. Kuukauden päästä toinen kone hajoaa ja tilalle hankitaan uusi. Seuraavaksi huomataan, että muutama vanha työasema alkaa olla vaihtokunnossa.
Kuulostaako tutulta?
Monessa yrityksessä tietokoneita hankitaan yksitellen aina tarpeen ilmaantuessa. Se on helppoa, mutta ei välttämättä kustannustehokasta. Hankintojen ennakointi ja yhdistäminen voivat säästää sekä rahaa että IT-ylläpidon työaikaa.
Juuri nyt suunnitteluun on tavallista enemmän syytä, sillä tietokoneiden hintakehitykseen ja saatavuuteen kohdistuu poikkeuksellista painetta.
Tekoälybuumi näkyy myös tavallisten tietokoneiden hinnoissa
Tekoälyyn liittyvät datakeskusinvestoinnit kasvattavat voimakkaasti muisti- ja tallennuskomponenttien kysyntää. Tämä vaikuttaa myös yritysten käyttämien kannettavien ja pöytätietokoneiden valmistuskustannuksiin.
Tutkimusyhtiö IDC mukaan muistipula on nostanut komponenttien hintoja ja vaikeuttanut tietokonevalmistajien mahdollisuuksia vastata kysyntään. Tilanteen arvioidaan jatkuvan myös vuoden 2027 puolella.
Yrityksille tämä tarkoittaa, että laitteiden hinnat, saatavuus ja toimitusajat voivat vaihdella tavallista enemmän. Tarvittavan työaseman hankkiminen lyhyellä varoitusajalla ei välttämättä ole enää yhtä helppoa tai edullista kuin aiemmin.
Siksi tulevia laitetarpeita kannattaa kartoittaa jo nyt.
Miksi ostaa viisi konetta erikseen, jos ne voi hankkia yhdessä?
Kuvitellaan yritys, jossa viisi työasemaa on tulossa vaihtokuntoon seuraavan puolen vuoden aikana.
Jos jokainen kone hankitaan erikseen, yritys tekee viisi tilausta, vertailee vaihtoehtoja useaan kertaan ja järjestää käyttöönotot yksitellen.
Kun tarpeet tunnistetaan etukäteen, toimittajalta voidaan pyytää tarjous koko hankintakokonaisuudesta.
Suurempi tilaus voi tarjota mahdollisuuden neuvotella paremmasta laitehinnasta sekä toimitusten, käyttöönoton ja tukipalvelujen ehdoista. Myös toimituksia voidaan mahdollisesti jaksottaa tarpeen mukaan.
Määräalennus ei tietenkään ole automaattinen, vaan lopullinen hyöty riippuu hankintamäärästä, laitemalleista ja saatavuudesta. Kokonaisuuden kilpailuttaminen antaa kuitenkin paremmat lähtökohdat kustannusten hallintaan.
Yhtenäinen laitekanta säästää myös työaikaa
Hankintojen keskittämisessä ei ole kyse pelkästään ostohinnasta.
Jos yrityksessä on käytössä kymmeniä erilaisia tietokonemalleja, niiden ylläpito, käyttöönotto ja ongelmatilanteiden ratkaiseminen voivat työllistää IT-tukea tarpeettomasti.
Kun laitekanta koostuu muutamasta harkitusta mallista, myös ylläpito helpottuu. Ohjelmistojen asennukset, päivitykset sekä telakoiden ja muiden lisälaitteiden yhteensopivuuden varmistaminen sujuvat yhdenmukaisemmin.
Kaikille työntekijöille ei silti tarvitse hankkia samanlaista konetta. Toimistotyöhön, liikkuvaan työhön ja vaativaan asiantuntijatyöhön voidaan valita omat tarkoituksenmukaiset laitemallinsa.
Tavoitteena ei ole ostaa kaikille samaa, vaan hankkia jokaiselle sopiva työväline mahdollisimman järkevästi.
Aloita seuraavan puolen vuoden tarpeista
Hankintojen suunnittelu ei edellytä monimutkaista projektia. Alkuun pääsee kartoittamalla muutaman käytännön asian:
- Mitkä nykyisistä tietokoneista lähestyvät käyttöikänsä loppua?
- Onko yritykseen tulossa uusia työntekijöitä?
- Tarvitseeko joku henkilöstöstä nykyistä tehokkaamman työaseman?
- Voitaisiinko useampi hankinta yhdistää samaan tilaukseen?
Samalla kannattaa selvittää laitteiden saatavuus, tarjousten voimassaolo ja toimitusaikataulut. Erityisesti nykyisessä markkinatilanteessa on tärkeää muistaa, ettei pelkkä tarjous vielä takaa laitteiden saatavuutta tai lukitse niiden hintaa.
Hyvin suunniteltu laitehankinta huomioi ostohinnan lisäksi käyttöönoton, ylläpidon ja laitteiden koko käyttöiän.
Onko yrityksessänne tietokonehankintoja näköpiirissä?
Yksittäisten laitehankintojen sijaan kannattaa tarkastella kokonaisuutta. Jo muutaman tulevan hankinnan yhdistäminen voi tuoda kustannusetuja ja helpottaa IT-ympäristön hallintaa.
Integral auttaa kartoittamaan yrityksenne laitetarpeet, valitsemaan sopivat työasemat ja kokoamaan niistä järkevän hankintakokonaisuuden.
Onko yrityksessänne tulossa useampia tietokonehankintoja? Ota yhteyttä, niin selvitetään yhdessä sopivat vaihtoehdot, hinnat ja saatavuus.
