Kuvitellaan tilanne, jossa yrityksen AI-agentti auttaa myyntitiimiä käsittelemään asiakastietoja. Se etsii tietoja eri järjestelmistä, valmistelee yhteenvetoja ja päivittää asiakastietoja automaattisesti.
Eräänä päivänä agentti tulkitsee saamansa tiedot väärin ja tekee virheellisiä muutoksia asiakasrekisteriin.
Kuka huomaa virheen? Miten muutokset saadaan korjattua? Ja ennen kaikkea: kuka vastaa agentin toiminnasta?
AI-agenttien yleistyessä nämä eivät ole enää pelkästään teknisiä kysymyksiä. Ne liittyvät yrityksen tietoturvaan, toimintavarmuuteen ja vastuunjakoon.
Mikä AI-agentti oikeastaan on?
AI-agentti on tekoälyyn perustuva ohjelmisto, joka pystyy suorittamaan sille määriteltyjä tehtäviä hyödyntämällä tietoa, ohjeita ja erilaisia työkaluja.
Tavallinen tekoälychat vastaa käyttäjän kysymyksiin ja tuottaa sisältöä. AI-agentti voi mennä pidemmälle: se voi esimerkiksi hakea tietoja useista järjestelmistä, käsitellä niitä ja suorittaa tehtävään liittyviä toimenpiteitä.
Käytännössä AI-agentti voi esimerkiksi:
- Etsiä ja yhdistellä tietoja yrityksen dokumenteista.
- Valmistella asiakasvastauksia tai raportteja.
- Päivittää tietoja asiakkuudenhallintajärjestelmään.
- Käynnistää ennalta määriteltyjä työprosesseja.
Kaikki agentit eivät kuitenkaan toimi samalla tavalla. Osa avustaa työntekijää tämän omien käyttöoikeuksien puitteissa, kun taas toisille voidaan antaa mahdollisuus suorittaa tehtäviä itsenäisemmin. Jotkin toiminnot voivat myös edellyttää ihmisen hyväksyntää.
Mitä enemmän agentti pystyy tekemään, sitä tärkeämpää on hallita sen toimintaa ja käyttöoikeuksia.
Tiedon lukeminen on eri asia kuin sen muuttaminen
Yrityksen näkökulmasta on suuri ero siinä, voiko AI-agentti ainoastaan hakea tietoa vai myös muuttaa sitä.
Jos tietoa hakeva agentti antaa virheellisen vastauksen, seurauksena voi olla väärään tietoon perustuva päätös. Jos agentilla on lisäksi oikeus muokata asiakastietoja, lähettää viestejä tai käynnistää toimintoja toisissa järjestelmissä, virheen vaikutukset voivat olla huomattavasti laajempia.
Siksi yrityksen on tiedettävä, mihin tietoihin ja järjestelmiin agentilla on pääsy sekä millaisia toimenpiteitä se voi tehdä.
Myös käyttöoikeuksien laajuudella on merkitystä. Jos agentti tarvitsee vain pääsyn tiettyihin dokumentteihin, sille ei pitäisi antaa oikeuksia koko yrityksen tietovarantoihin.
Sama periaate pätee työntekijöiden käyttöoikeuksiin: oikeuksia annetaan vain sen verran kuin tehtävän suorittaminen edellyttää.
Agentti tarvitsee omistajan aivan kuten muutkin järjestelmät
Työntekijän vaihtaessa tehtävää hänen käyttöoikeutensa pitäisi tarkistaa. Tarpeettomat oikeudet poistetaan ja uusia myönnetään tarpeen mukaan.
Mutta entä AI-agentti?
Agentti voidaan rakentaa yksittäisen työntekijän tai tiimin tarpeeseen. Ajan myötä sen käyttötarkoitus saattaa muuttua, järjestelmäyhteyksiä lisätään tai alkuperäinen kehittäjä vaihtaa työpaikkaa.
Ilman selkeää vastuuhenkilöä agentti voi jäädä käyttöön oikeuksilla, joita se ei enää tarvitse.
Microsoft tarjoaa Microsoft 365 -ympäristöön työkaluja agenttien luettelointiin, käyttöoikeuksien hallintaan ja elinkaaren hallintaan. Tekniset ratkaisut eivät kuitenkaan yksin riitä.
Yrityksen sisällä on sovittava, kuka vastaa agentin käyttötarkoituksesta, kuka hyväksyy sen oikeudet ja kuka huolehtii sen poistamisesta, kun sitä ei enää tarvita.
Neljä kysymystä ennen seuraavan AI-agentin käyttöönottoa
AI-agenttien hallinnan ei tarvitse alkaa monimutkaisesta prosessista. Jo neljään kysymykseen vastaaminen auttaa ehkäisemään ongelmia.
- Mitä agentin on tarkoitus tehdä? Selkeästi rajattu tehtävä auttaa arvioimaan, mitä hyötyä agentista saadaan ja millaisia riskejä sen toimintaan liittyy.
- Mihin tietoihin ja järjestelmiin agentti pääsee? Käyttöoikeudet tulee rajata tehtävän edellyttämään minimiin. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää toimintoihin, jotka muuttavat tietoja.
- Kuka vastaa agentista? Jokaiselle agentille kannattaa nimetä omistaja, joka huolehtii sen käyttötarkoituksen ja oikeuksien ajantasaisuudesta yhdessä IT kanssa.
- Miten agentin toimintaa seurataan ja miten se voidaan pysäyttää? Yrityksen pitää pystyä selvittämään agentin tekemät toimenpiteet sekä tarvittaessa keskeyttämään sen toiminta ja poistamaan tarpeettomat oikeudet.
Hyvä ensimmäinen askel on luoda luettelo käytössä olevista agenteista. Siihen kirjataan agenttien käyttötarkoitukset, vastuuhenkilöt, tietolähteet, järjestelmäyhteydet ja käyttöoikeudet.
Näin yritys saa kokonaiskuvan siitä, mitä agentteja ympäristössä toimii ja missä hallintaa pitäisi kehittää.
Tekoäly voi toimia itsenäisesti, mutta vastuu säilyy ihmisillä
AI-agenttien mahdollisuudet ovat merkittäviä. Ne voivat vähentää toistuvaa työtä, nopeuttaa prosesseja ja auttaa työntekijöitä keskittymään tärkeämpiin tehtäviin.
Samalla ne tuovat yrityksiin uudenlaisia hallintaan ja tietoturvaan liittyviä kysymyksiä.
Tarkoituksena ei ole hidastaa tekoälyn hyödyntämistä, vaan varmistaa, että sen käyttöä voidaan laajentaa turvallisesti ja hallitusti.
AI-agentille voidaan antaa tehtävä ja käyttöoikeudet, mutta vastuuta sen toiminnasta ei voi ulkoistaa tekoälylle.
Integral auttaa yrityksiä Microsoft-ympäristön tietoturvan, käyttöoikeuksien ja tiedonhallinnan arvioinnissa.
Ennen seuraavan AI-agentin käyttöönottoa kannattaa selvittää, miten nykyisten ja tulevien agenttien hallinta yrityksessänne järjestetään.
