Tekoälystä puhutaan helposti uutena työkaluna, joka pitäisi ottaa käyttöön kaiken muun rinnalle.
Monessa organisaatiossa tilanne on kuitenkin toinen: tekoäly tulee osaksi niitä työkaluja, joita käytetään jo joka päivä.
Outlook. Teams. Excel. Word. PowerPoint. SharePoint.
Microsoft 365 Copilot toimii näiden tuttujen sovellusten yhteydessä ja voi auttaa esimerkiksi tiedon etsimisessä, pitkien sisältöjen tiivistämisessä, tekstien tuottamisessa, kokousten purkamisessa ja datan analysoinnissa.
Miltä tämä sitten näyttää tavallisessa työpäivässä?
8.15 – sähköpostitulva odottaa Outlookissa
Aamu alkaa tutulla tavalla: sähköpostissa odottaa pitkä viestiketju, johon on yön ja edellisen päivän aikana tullut useita vastauksia.
Sen sijaan, että koko keskustelu pitäisi lukea alusta asti, Copilot voi tiivistää viestiketjun keskeiset asiat. Outlookissa Copilot voi muodostaa yhteenvedon keskustelusta ja nostaa esiin olennaiset kohdat.
Tekoäly voi myös auttaa ensimmäisen vastausluonnoksen tekemisessä.
Hyöty ei siis välttämättä ole dramaattinen. Se voi olla muutama säästetty minuutti yhden sähköpostiketjun kohdalla.
Kun sama toistuu useita kertoja päivässä, vaikutus alkaa kuitenkin näkyä.
10.00 – Teams-palaveri, mutta kuka tekee muistiinpanot?
Tunnin palaverissa sovitaan viisi asiaa, syntyy kolme jatkotehtävää ja yksi päätös jää vielä avoimeksi.
Perinteisesti joku osallistujista yrittää samalla kuunnella, keskustella ja kirjoittaa muistiinpanoja.
Teamsissa Copilot voi auttaa kokoamaan kokouksen keskeiset keskustelut, päätökset ja jatkotoimet. Kokouksen recap-näkymässä tekoälyä voidaan käyttää esimerkiksi olennaisten asioiden tiivistämiseen ja tehtävien tunnistamiseen.
Tällöin ihmisen tehtäväksi jää ennen kaikkea osallistua keskusteluun ja tarkistaa jälkikäteen, että yhteenveto vastaa sitä, mitä oikeasti sovittiin.
11.30 – “Missä se ohje taas olikaan?”
Organisaatioissa ei yleensä ole pulaa tiedosta.
Sitä on SharePointissa, Teamsissa, sähköposteissa, Word-dokumenteissa, esityksissä ja vuosien varrella syntyneissä projektiaineistoissa.
Ongelma on usein sen löytäminen.
Microsoft on tuonut Copilotiin AI-pohjaista hakua, jonka tarkoituksena on ymmärtää käyttäjän hakua ja löytää relevanttia sisältöä organisaation Microsoft 365 -ympäristöstä. SharePoint toimii samalla yhtenä keskeisenä organisaation tietolähteenä Copilotille.
Sen sijaan että etsittäisiin tiedostoa nimeltä, kysymys voi olla esimerkiksi:
“Mitä viime vuoden projektisuunnitelmassa sovittiin käyttöönoton aikataulusta?”
Tekoälyn kiinnostavimpia käyttötapoja ei siis aina ole uuden sisällön luominen.
Joskus suurin hyöty syntyy siitä, että jo olemassa oleva tieto saadaan paremmin käyttöön.
13.00 – Excel täynnä lukuja, mutta mitä niistä pitäisi huomata?
Excel-taulukossa voi olla tuhansia rivejä dataa ilman, että siitä saa nopeasti kokonaiskuvaa.
Copilot Excelissä voi auttaa analysoimaan taulukon tietoja, muodostamaan kaavoja, tekemään visualisointeja sekä käsittelemään esimerkiksi taulukoita ja Pivot-taulukoita käyttäjän ohjeiden perusteella.
Käyttäjä voisi esimerkiksi pyytää:
“Mitkä tuoteryhmät ovat kasvaneet eniten viimeisen kuuden kuukauden aikana?”
tai
“Nosta esiin poikkeamat, joita tästä datasta kannattaisi tarkastella tarkemmin.”
Tekoäly ei päätä, mikä liiketoiminnalle on tärkeää. Se voi kuitenkin nopeuttaa sitä vaihetta, jossa suuresta tietomäärästä etsitään kiinnostavia havaintoja.
14.30 – tyhjä Word-dokumentti pitäisi saada alkuun
Moni tuntee tilanteen: pitäisi kirjoittaa raportti, tarjous, sisäinen ohje tai asiakasviesti, mutta ensimmäinen kappale ei tunnu syntyvän.
Tässä tekoäly on usein parhaimmillaan luonnostelijana.
Ensimmäisen version ei tarvitse olla täydellinen. Kun pohja on olemassa, ihmisen on yleensä huomattavasti helpompi muokata siitä oikeanlainen.
Sama ajatus toimii esimerkiksi PowerPointissa: tekoälyä voidaan hyödyntää sisällön jäsentämisessä ja ensimmäisten esitysluonnosten tekemisessä. Microsoft 365 Copilot on integroitu Wordiin, PowerPointiin ja muihin Microsoft 365 -sovelluksiin.
Tekoälyn tehtävä ei tällöinkään ole korvata kirjoittajaa tai asiantuntijaa.
Se poistaa tyhjän paperin ongelman.
15.30 – päivän työ ei välttämättä enää pääty manuaaliseen yhteenvetoon
Kun tekoäly on mukana useassa työpäivän vaiheessa, kiinnostavin muutos ei välttämättä ole yksittäinen ominaisuus.
Se on pienten työvaiheiden vähentyminen.
- Sähköpostiketjun lukemiseen kuluu viisi minuuttia vähemmän.
- Palaverimuistiota ei tarvitse kirjoittaa alusta asti itse.
- Excelin ensimmäiset havainnot löytyvät nopeammin.
- Vanha ohje löytyy ilman kymmenen kansion läpikäyntiä.
- Raportin ensimmäinen luonnos syntyy muutamassa minuutissa.
Yksittäin mikään näistä ei mullista työpäivää. Yhdessä ne voivat kuitenkin vapauttaa huomattavan määrän aikaa sellaisiin tehtäviin, joissa ihmisen osaamisesta on enemmän hyötyä.
Mutta ennen Copilotia kannattaa katsoa myös perustuksia
Microsoft 365 ja tekoälyn yhdistelmässä on yksi tärkeä yksityiskohta: tekoäly käyttää sitä tietoa ja niitä käyttöoikeuksia, jotka ympäristössä jo ovat.
Siksi AI-käyttöönotto tekee Microsoft 365 -ympäristön hyvästä hallinnasta entistä tärkeämpää.
Jos SharePointissa on vanhentuneita dokumentteja, käyttöoikeudet ovat vuosien mittaan levinneet liian laajoiksi tai tietoa säilytetään epäjohdonmukaisesti, tekoäly ei automaattisesti korjaa niitä.
Microsoft tarjoaa myös keinoja rajata ja hallita sitä, millaista SharePoint-sisältöä Copilotin hakukokemuksissa käytetään, mikä kertoo osaltaan siitä, kuinka tärkeäksi tiedonhallinta muuttuu tekoälyn myötä.
Hyvä lähtökohta onkin tarkistaa ainakin:
- missä organisaation tärkeä tieto sijaitsee
- ovatko käyttöoikeudet ajan tasalla
- löytyykö samasta asiasta useita keskenään ristiriitaisia versioita
- mitä tietoa käyttäjät voivat jakaa ulospäin
- kuka vastaa tekoälyn tuottaman sisällön tarkistamisesta.
Tekoäly pystyy käsittelemään tietoa nopeasti. Siksi myös huonosti hallitun tiedon vaikutukset voivat näkyä nopeammin.
Tekoäly ei välttämättä tule työpaikalle uutena järjestelmänä
Pk-yrityksessä tekoälyn hyödyntämisen ei tarvitse alkaa suuresta AI-projektista.
Usein ensimmäiset hyödyt löytyvät paljon lähempää: sähköposteista, kokouksista, Excel-taulukoista, dokumenteista sekä tiedonhausta.
AI ei välttämättä tule organisaatioon uutena työkaluna. Se voi tulla osaksi niitä työkaluja, jotka ovat jo käytössä.
Juuri siksi Microsoft 365 + AI on pk-yritykselle kiinnostava yhdistelmä: tekoälyn hyöty voidaan tuoda suoraan osaksi tuttua työpäivää sen sijaan, että koko työpäivä pitäisi myllertää uusiksi.
