IT-budjettia suunnitellessa katse kääntyy helposti viime vuoden lukuihin. Lisenssit, laitteet, ylläpito ja muut tutut kulut muodostavat pohjan, johon lisätään tiedossa olevat hankinnat ja hinnankorotukset.
Mutta entä kustannukset, jotka eivät vielä näy laskuilla?
Vanheneva järjestelmä voi aiheuttaa odottamattoman käyttökatkon. Huonosti toimivat työvälineet syövät henkilöstön aikaa joka päivä. Ja samaan aikaan kannattava kehityshanke voi jäädä toteuttamatta, koska sille ei ole varattu rahaa tai resursseja.
Hyvä IT-budjetti ei siis pelkästään kerro, paljonko teknologiaan käytetään rahaa. Se kertoo, miten yritys varmistaa toimintansa, hallitsee riskinsä ja rakentaa tulevaa.
Yksi tapa tarkastella kokonaisuutta on jakaa IT-budjetti kolmeen koriin.
1. Pidetään arki käynnissä – mistä maksamme nyt?
Ensimmäiseen koriin kuuluvat kaikki ne IT-kustannukset, joita ilman yrityksen arki ei pyöri. Työasemat, ohjelmistolisenssit, verkkoyhteydet, pilvipalvelut, ylläpito ja käyttäjätuki muodostavat päivittäisen toiminnan perustan.
Juuri näistä tutuista kustannuksista löytyy usein myös säästömahdollisuuksia.
Yrityksellä saattaa olla käytössään useita samaa tarkoitusta palvelevia ohjelmistoja. Poistuneiden työntekijöiden lisenssejä on voinut jäädä voimaan, tai pilvipalvelujen kustannukset ovat kasvaneet vähitellen ilman, että kukaan on tarkastellut niiden todellista käyttöä.
Yksittäinen ylimääräinen lisenssi ei välttämättä tunnu merkittävältä. Kun vastaavia kustannuksia kertyy eri järjestelmistä kuukausi toisensa jälkeen, kokonaisuus voi kuitenkin kasvaa yllättävän suureksi.
Samalla kannattaa katsoa eteenpäin. Jos yritys aikoo palkata uusia työntekijöitä, avata toimipisteen tai laajentaa toimintaansa, kasvu tuo mukanaan myös IT-tarpeita. Uusi työntekijä tarvitsee tietokoneen lisäksi ohjelmistot, käyttöoikeudet ja tarvittavan tuen.
Ensimmäisen korin tärkein kysymys: Maksammeko oikeista asioista, ja vastaavatko nykyiset palvelut tulevia tarpeitamme?
2. Turvataan toiminta – mitä maksaa, jos jokin menee pieleen?
Toinen kori jää helposti liian pienelle huomiolle, sillä sen onnistuminen näkyy usein siinä, ettei mitään erityistä tapahdu.
Palomuuri toimii, tiedostot ovat käytettävissä ja järjestelmät pysyvät käynnissä. Kaikki näyttää olevan kunnossa.
Mutta toimiva järjestelmä ei välttämättä ole turvallinen tai ajantasainen.
Esimerkiksi vanhentuneen laitteen uusimista voi tuntua järkevältä lykätä vuodella. Jos valmistajan tuki kuitenkin päättyy, tietoturvariskit kasvavat ja korvaavan ratkaisun käyttöönotosta voi myöhemmin tulla kiireellinen projekti.
Tällaista vähitellen kertyvää korjaus- ja uudistustarvetta kutsutaan tekniseksi velaksi. Sen ongelma on, että säästö näkyy budjetissa heti, mutta seuraukset saattavat tulla maksettaviksi vasta myöhemmin.
Siksi toiseen koriin kuuluvat laitteiden ja järjestelmien elinkaaripäivitysten lisäksi tietoturva, käyttöoikeuksien hallinta, varmuuskopiointi ja häiriöihin varautuminen.
Pelkkä varmuuskopio ei esimerkiksi takaa liiketoiminnan jatkuvuutta. Olennaisempaa on tietää, kuinka nopeasti kriittiset järjestelmät saadaan palautettua käyttöön ja onko palautumista koskaan testattu käytännössä.
Toisen korin tärkein kysymys: Kuinka pitkän käyttökatkon yrityksemme kestää, ja mitä se maksaisi?
3. Kehitetään liiketoimintaa – mitä voisimme tehdä paremmin?
Kolmas kori on ehkä koko budjetin kiinnostavin. Siinä IT ei ole vain välttämätön kustannus, vaan mahdollisuus tehdä liiketoiminnasta tehokkaampaa.
Kehitysmahdollisuudet eivät aina edellytä suurta järjestelmäuudistusta.
Ajatellaan esimerkiksi yritystä, jossa kuukausiraportin laatiminen edellyttää tietojen keräämistä useasta järjestelmästä, niiden yhdistämistä Excelissä ja lukujen tarkistamista käsin.
Työ saattaa olla niin vakiintunut osa arkea, ettei sen kustannuksia edes ajatella. Jos raportointi voitaisiin automatisoida, sama aika vapautuisi hyödyllisempään työhön. Samalla tiedot olisivat ajantasaisempia ja inhimillisten virheiden mahdollisuus vähenisi.
Sama ajatus pätee järjestelmien integrointiin, tiedonkulun parantamiseen ja tekoälyn hyödyntämiseen.
Tekoälyhankkeissa kannattaa kuitenkin muistaa, ettei pelkkä ohjelmistolisenssin ostaminen vielä tuota liiketoimintahyötyjä. Tarvitaan sopiva käyttökohde, luotettavaa dataa, oikein määritellyt käyttöoikeudet sekä henkilöstöä, joka osaa hyödyntää ratkaisua.
Jokaiselle kehityshankkeelle olisi hyvä määritellä konkreettinen tavoite. Halutaanko säästää työaikaa, vähentää virheitä, parantaa asiakaspalvelua vai nopeuttaa jotakin prosessia? Ilman tavoitetta investoinnin onnistumista on vaikea arvioida.
Kolmannen korin tärkein kysymys: Mihin käytämme nyt turhaan aikaa tai rahaa, ja voisiko teknologia ratkaista ongelman?
Älä budjetoi pelkkää hankintahintaa
Kolmen korin tarkastelussa on vielä yksi yhteinen sudenkuoppa: hankintahinta ei kerro koko totuutta.
Uuden järjestelmän kustannuksiin kuuluvat usein myös käyttöönotto, integraatiot, koulutus, ylläpito ja henkilöstön oma työaika. Siirtymävaiheessa vanhaa ja uutta järjestelmää saatetaan joutua ylläpitämään rinnakkain.
Siksi edullisimmalta näyttävä vaihtoehto ei välttämättä ole pitkällä aikavälillä halvin.
Myös aikataululla on merkitystä. Vaikka budjettiin olisi varattu rahaa kehityshankkeelle, se ei etene ilman toteutukseen varattua aikaa ja selkeästi määriteltyä vastuuta.
Millainen on tasapainoinen IT-budjetti vuodelle 2027?
Kolmen korin välillä ei ole yhtä oikeaa prosenttijakoa. Toisessa yrityksessä suurin tarve voi olla vanhentuneen IT-ympäristön uudistaminen, toisessa taas kasvua tukevien järjestelmien kehittäminen.
Tärkeintä on, että kaikkia kolmea näkökulmaa tarkastellaan tietoisesti.
Jos budjetissa huomioidaan vain nykyisen toiminnan kustannukset, riskienhallinta ja kehittäminen jäävät helposti taka-alalle. Jos taas panostetaan pelkkiin uusiin ratkaisuihin, nykyisen ympäristön ongelmat saattavat jäädä ratkaisematta.
Ennen vuoden 2027 IT-budjetin lukitsemista kannattaa kysyä kolme asiaa:
- Ylläpito: Maksammeko jostakin turhasta tai puuttuuko jotakin olennaista?
- Turvallisuus: Mitkä riskit kasvavat, jos lykkäämme nykyisiä uudistuksia?
- Kehitys: Mitä liiketoimintahyötyjä voisimme saavuttaa järkevillä IT-investoinneilla?
Hyvin suunniteltu IT-budjetti ei ole automaattisesti edellisvuotta suurempi tai pienempi. Se on budjetti, jossa jokaiselle eurolle löytyy perusteltu tarkoitus.
Kaipaatteko apua ensi vuoden IT-budjetin suunnitteluun? Integral auttaa arvioimaan nykyisen IT-ympäristön kustannuksia, tunnistamaan tulevia uudistustarpeita ja löytämään kehityskohteita, joista yrityksenne saa todellista hyötyä.
