Henkilöstötyytyväisyyskysely
Vallitseva toimintatapa:
Kysely toteutetaan kerran vuodessa ulkoistetun toimijan kautta. Kyselyyn sisällytetään kaikki omasta jaksamisesta esimiehen ja koko yhtiön toimintaan.
Vastausaikaa annetaan 1–2 viikkoa, jonka jälkeen kyselyt vedetään yhteen ja ne käydään läpi johtoryhmässä, osastoilla ja lopulta työryhmissä. Esille nostetaan keskeiset haasteet, tehdään niistä toimenpiteitä, jotka jokainen huolehtii osaltaan kuntoon. Seuraavassa kyselyssä todetaan (tai ei todeta) onnistuminen.
Forms-sovelluksella toteutettuna:
HR-osasto laatii omalle Teams-kanavalleen Forms-luonnoksen Fiilismittari-kyselystä. Jokainen HR-tiimin jäsen pääsee kanavalle tutkimaan ja editoimaan kyselyä ennen sen laajempaa jakoa. Kun kysely todetaan valmiiksi, jaetaan siihen osoittava linkki muulle organisaatiolle. Kysely tehdään kuukausittain toistuvaksi, jolloin saadaan luotettava keskiarvo vastauksista.
Vastaukset kertyvät Exceliin, josta ne voidaan grafikoida esitettävään muotoon. Tuloksia voidaan käydä läpi esim. tiimipalavereissa sekä johtoryhmäkokouksissa kuukausittain, ja tehdä toimenpiteitä vastausten perusteella.
Projektinhallinta
Vallitseva toimintatapa:
Kasataan projektitiimi. Sovitaan rutiinipalaverit kalentereihin ja tehdään verkkolevyasemalle oma kansio projektille, johon pyydetään IT-osastoa luvittamaan projektitiimin jäsenet.
Vaihdellaan sähköpostiviestejä, pidetään palavereita ja muokkaillaan ja kasataan kertyvä materiaalia revisioiden tiedostojen nimiä, kuka mitenkin on materiaaleja muokannut. Kaksi tiimin jäsentä vaihtuu kesken projektin. Välitetään heille kaikki sähköpostikeskustelut aiheesta. Pyydetään IT-osastolta luvitusta verkkolevyaseman kansioon.
Teamsin kautta toteutettuna:
Luodaan projektitiimille oma Teams-tiimi. Tallennetaan tiimin kanavalle kaikki projektiin liittyvä materiaali, jota kuka tahansa tiimin jäsen voi muokata milloin vain ja vaikka useampi tiimiläinen samaan aikaan. Vaihtoehtoisesti voidaan projektitila luoda myös Sharepoint-sivustoon, joka syntyy aina automaattisesti, kun uusi Teams-tiimi luodaan.
Versiointia ei tarvita, koska viimeisimmät muutokset näkyvät aina käyttäjäkohtaisesti. Hoidettavat tehtävät aikataulutetaan ja vastuutetaan tiimiin luodulle plannerille, joka huolehtii säännöllisestä tehtävän hoitamisen muistuttamisesta. Viestitään projektin etenemisestä muuta organisaatiota Sharepointin uutissivustolla, jota päivitetään Teamsin kautta. Tiimin jäsenten – ja samalla tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta on projektitiimin omissa käsissä.
Tässä siis vain kaksi käytännön esimerkkiä siitä, kuinka Teamsin käyttö voi helpottaa myös teidän arkeanne.
Otetaanko muutoksen ensimmäinen askel yhdessä? Buukkaa maksuton M365-konsultaatio: myynti@integral.fi. Keskustellaan yhdessä organisaationne tilanteesta ja tavoitteista. Laadimme keskustelun pohjalta ehdotuksen teille räätälöidystä M365-valmennuksesta.
