Excel-taulukoista ja niiden tärkeydestä ollaan usein montaa mieltä. Yleisesti Excel on kuitenkin malliesimerkki riittävän hyvästä työkalusta, jonka vaihtamista toiseen tulee mietittyä lähinnä kaikista synkimpinä hetkinä. Taulukoiden jatkokäsittelyyn liittyy lähes aina manuaalista jatkokäsittelyä riippumatta siitä onko kyse käsin kootusta taulukosta vai jonkin kriittisen järjestelmän tulosteesta. Toiset tykkää tästä enemmän ja toiset, no, vähemmän.
Ajankäytön tehokkuus
Excel-taulukoiden muokkaaminen käsin vie aikaa. Mitä suurempia muutoksia tehdään, sen enemmän aikaa kuluu taulukoiden pyörittämiseen. Onneksi Excelissä voi ajaa erilaisia makroja, jotka hoitavat suurimman osan rutiinijutuista ja makrogeimiä voi aina parantaa. Kuitenkin makrojen rakentelu ja datan käsin manipulointi alkaa helposti viemään yhä enemmän aikaa muilta töiltä.
BI-työkalu voidaan kytkeä suoraan tietokantoihin, joista muuten tulostettaisiin Excel-taulukko tai käyttää perinteisiä Excel-tulosteita tietolähteinä. Tämän jälkeen varsinaiset muokkaukset dataan voidaan antaa BI-työkalun hoidettavaksi. Tämä säästää luonnollisesti työaikaa, hermoja ja mahdollistaa keskittymisen kasvua edistävien asioiden tekemiseen.
Inhimilliset virheet
Excel-taulukoita pyörittäessä on aina mahdollisuus inhimillisiin virheisiin. Kun taulukoita muokataan joskus useankin ihmisen toimesta, näppäilyvirheen mahdollisuus on alati läsnä. Suuret virheet tietysti herättävät epäilyksiä, mutta varsinkin pitkin kuukautta päivitettävissä taulukoissa pienet virheet saattavat kasautua, kunnes taulukon informaatio ei enää vastaa todellisuutta.
BI-työkalulla voidaan sivuuttaa huoli inhimmillisistä virheistä, koska siihen luetaan dataa sisään sellaisessa muodossa kuin se on lähdejärjestelmässä. Datan käsittely tehdään järjestelmän sisällä automaattisesti ja tuodaan käyttäjälle valmiiksi muotoiltuna.
BI-työkalulla voidaan sivuuttaa huoli inhimmillisistä virheistä, koska siihen luetaan dataa sisään sellaisessa muodossa kuin se on lähdejärjestelmässä.
Helppous
Excel-taulukosta kaiken irti saaminen vaatii myös muiden kuin yksinkertaisten summafunktioiden käyttöä. Mitä haastavampia tarpeita dataan kohdistuu, sen monimutkaisempia funktioita on käytettävä. Excelin edistynyt käyttö on nopeasti hinnaltaan nouseva rinne, jossa ”riittävän hyvä” on tasanne, johon jäädään lepäämään.
BI-työkaluissa varsinainen käsittelytyö voidaan tehdä kerralla ja ajastaa se automaattisesti toteutettavaksi. Näin päivittyneet tiedot saadaan käyttöön vaikka heti aamunkoitteessa, kun työpaikalle saavutaan. Tällä tavoin varmistetaan, että tieto on saatavilla silloin kuin sitä tarvitaan ilman, että muut tehtävät kärsivät.
Turvallisuus
Makropohjaisiin Exceleihin sisältyy oleellinen riski haittaohjelmamakroista ja tiedon päätymisestä vääriin käsiin, mikäli tietoa välitetään eteenpäin. Excel-tiedoston välittäminen esimerkiksi sähköpostitse altistaa tiedon päätymisen vahingossa tai tahallaan vääriin käsiin. Se voi olla tuhoisaa, mikäli se sisältää liiketoiminnan kannalta kriittistä tietoa. Toisaalta tiedostoon voidaan syöttää haittaohjelma, jonka jälkeen tiedosto voidaan välittää alkuperäiselle vastaanottajalle.
Pilvipohjaisella BI-työkalulla voidaan luoda tunnukset kaikille tietoa tarvitseville henkilöille. Silloin vältetään sähköpostivälitykseen liittyvät ongelmat ja mahdollinen haittaohjelmariski. Tiedot ovat myös paremmassa turvassa onnettomuuksilta, kun ne eivät sijaitse henkilökohtaisten koneiden kovalevyillä.
Datan määrä ja visualisointi
BI-työkalut soveltuvat Exceliä paremmin jatkuvasti kasvavan datamäärän hallintaan, joka mahdollistaa paremmin eri mittaisten aikajanojen seuraamisen. On myös helpompaa käyttää dataa useasta eri lähteestä, kun ne voidaan yhdistää käyttämällä yhtä työkalua, joka hoitaa asian automatisoidusti.
Lisäksi dataa voidaan visualisoida helpommin ja selkeämmin kuin on mahdollista tehdä pelkästään Exceliä käyttämällä. Kehittyneellä dashboard-näkymällä tieto on tarjoiltu ymmärrettävässä muodossa.
